注重細(xì)節(jié)、參與者參與和預(yù)期管理，這是優(yōu)秀活動(dòng)分析的共識(shí)。如果出了什么問題怎么辦？一些習(xí)慣，我們能改變以使我們的活動(dòng)成功嗎？

你現(xiàn)在應(yīng)該知道，我鄙視“你應(yīng)該做這個(gè)”和“你應(yīng)該做那個(gè)”的說法。我討厭廉價(jià)的建議。然而，當(dāng)我周游世界發(fā)表演講時(shí)，我遇到了許多非常有才華的專業(yè)人士。

好習(xí)慣和壞習(xí)慣

我們都同意每個(gè)人都有好習(xí)慣和壞習(xí)慣。

好習(xí)慣，你應(yīng)該堅(jiān)持下去。如果你每天早上跑步，你應(yīng)該繼續(xù)這樣做。這對(duì)你有好處。如果你有向出席者發(fā)送個(gè)人感謝的習(xí)慣，沒有理由停止這樣做。

另一方面，壞習(xí)慣應(yīng)該被拋棄，這對(duì)我們不好。不善思考和無數(shù)借口，有時(shí)我們甚至不知道為什么我們會(huì)有這些習(xí)慣。也許我是從同事、父母和朋友那里學(xué)到的。壞習(xí)慣會(huì)干擾我們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的感知。我們可能會(huì)因?yàn)榭偸欠稿e(cuò)而繼續(xù)犯錯(cuò)。沒有必要改變它嗎？

不良生活習(xí)慣和活動(dòng)計(jì)劃

計(jì)劃活動(dòng)時(shí)走捷徑是很正常的。這項(xiàng)活動(dòng)是一個(gè)非常復(fù)雜的項(xiàng)目，由許多難以想象的細(xì)節(jié)組成。我們必須走捷徑。有經(jīng)驗(yàn)的活動(dòng)策劃人不會(huì)每次都從頭開始計(jì)劃。他們有自己的模板，自己的聯(lián)系人，自己的信條，自己的方法。

走捷徑也很危險(xiǎn)，應(yīng)該小心處理。我們生活在一個(gè)快速變化的環(huán)境中。會(huì)議產(chǎn)業(yè)每分每秒都在變化。高科技的捷徑深深影響著我們傳遞給參與者的體驗(yàn)。

僅僅給你一個(gè)改變的印象，主題標(biāo)簽在五年前是一個(gè)愚蠢的方式，但是現(xiàn)在它是全球主流運(yùn)動(dòng)中一個(gè)非常強(qiáng)大的交流工具。因?yàn)槲覀儾涣?xí)慣忽略井號(hào)標(biāo)簽，這可能會(huì)危及一些預(yù)訂和營(yíng)銷機(jī)會(huì)。讓我們看看影響我們活動(dòng)計(jì)劃和決策執(zhí)行的常見壞習(xí)慣。

攜帶大量紙質(zhì)文件夾

為什么活動(dòng)專家一直帶著巨大的文件夾，這是一個(gè)謎。沒有人知道為什么，但大多數(shù)人會(huì)繼續(xù)這樣做。

雖然這在21世紀(jì)初是可以接受的，但讓我告訴你這個(gè)消息:目前市場(chǎng)上有一種非常好的工具，叫做平板電腦。

這是一個(gè)很酷的設(shè)備。它是由幫助你計(jì)劃所有活動(dòng)階段的應(yīng)用程序組成的。日程安排，團(tuán)隊(duì)合作，現(xiàn)場(chǎng)售票，因?yàn)橛辛诉@個(gè)應(yīng)用程序，你可以定制它。

這就是為什么2014年是由應(yīng)用規(guī)劃趨勢(shì)來定義的?，F(xiàn)在是時(shí)候讓自己從沉重的負(fù)擔(dān)中解脫出來，節(jié)省一些紙張，享受平板電腦的好處了。

場(chǎng)館內(nèi)沒有無線網(wǎng)絡(luò)。

六年前，如果無線網(wǎng)絡(luò)不能正常工作是可以接受的。三年前，參與者開始在社交網(wǎng)絡(luò)上提及無線網(wǎng)絡(luò)。如果今天發(fā)生，你將失去與最重要客戶的聯(lián)系，尤其是會(huì)議、貿(mào)易展覽或公司內(nèi)部會(huì)議。無線網(wǎng)絡(luò)不佳的首要原因取決于地點(diǎn)。如果場(chǎng)館沒有良好的無線網(wǎng)絡(luò)，這是一個(gè)令人頭痛的事件規(guī)劃。

讓怪物管理社交媒體

影音男傳統(tǒng)上被認(rèn)為是活動(dòng)的極客。他們有，但他們有特定的任務(wù)。它們提供技術(shù)工具，使內(nèi)容傳播更快，分辨率更高。他們不關(guān)心內(nèi)容、營(yíng)銷或客戶滿意度。

然而，離開的人數(shù)令人不安。例如，推特墻是由非常有才華的技術(shù)人員管理的，但是他們對(duì)正在討論的事情一無所知。只有您可以控制和選擇活動(dòng)的所有社交媒體渠道。這樣重要的活動(dòng)應(yīng)該向合適的人仔細(xì)解釋。

紙質(zhì)入住

你知道排隊(duì)進(jìn)入一個(gè)中等規(guī)模的會(huì)議有多有趣嗎？排隊(duì)等候入口很無聊。當(dāng)然，對(duì)一些人來說，這是一個(gè)提升“植物大戰(zhàn)僵尸”水平的絕佳機(jī)會(huì)，但事實(shí)上，我們想要的是，快點(diǎn)！

在不可讀的打印紙上收集與會(huì)者名單是沒有用的。最重要的是，當(dāng)你有一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間的登記時(shí)，你如何協(xié)調(diào)登記？電子簽到對(duì)每個(gè)人來說都是一項(xiàng)有效的技術(shù)

讓記者去問演講嘉賓

答案對(duì)每個(gè)參與者來說都是一個(gè)尷尬的時(shí)刻。演講者也會(huì)感到尷尬，他害怕糟糕的問題。這對(duì)參與者來說是一件可怕的事情。說出恐懼是第一個(gè)恐懼，比如在死前問問題確實(shí)是一個(gè)很難控制的時(shí)刻。

要求參與者填寫問卷

我最近參加了一個(gè)大型展覽。展覽結(jié)束后，我收到一封電子郵件，邀請(qǐng)我參加商務(wù)中心評(píng)估問卷。第二天，我收到了另一封電子郵件來填寫上述問卷。幾天后，你猜怎么著，我收到了另一封郵件，要求我填寫表格。一周后，我收到了一份“最后通牒”，要求我給他們寶貴的反饋，并填寫這張?jiān)撍赖膯柧怼?/p>

親愛的讀者，你很清楚，我不僅沒有填寫他們有價(jià)值的問卷，而且在如此多電子郵件的騷擾下，我下意識(shí)地改變了我對(duì)這個(gè)活動(dòng)的印象。參與者不會(huì)填寫調(diào)查問卷，也不會(huì)容忍此類騷擾。如果你得到0.5%的回應(yīng)率，你已經(jīng)做得很好了。

有更好的方法來收集反饋。社交媒體監(jiān)控就是一個(gè)很好的例子。如果你注意社交活動(dòng)，你不需要提交任何表格。你會(huì)確切地知道哪里出了問題，哪里是好的。

不再需要征求意見，他們通常公開表達(dá)他們是否喜歡。

偏見的技術(shù)選擇

偏見就像傳染病。你必須擺脫他們。

偏見是我們走的最糟糕的捷徑。未能理性地分析形勢(shì)可能會(huì)影響我們的決定。也就是說，當(dāng)我們基于偏見進(jìn)行選擇時(shí)，沒有效果。

麥肯錫最近對(duì)1000多項(xiàng)商業(yè)投資的研究表明，當(dāng)組織在決策過程中減少偏見的影響時(shí)，他們會(huì)獲得高達(dá)7%的回報(bào)。

一個(gè)好的活動(dòng)注冊(cè)指南和活動(dòng)應(yīng)用程序?qū)椭銣p少兩個(gè)核心技術(shù)的偏見，如在線注冊(cè)和活動(dòng)移動(dòng)應(yīng)用程序。

給你的團(tuán)隊(duì)發(fā)送無盡的電子郵件

如果我讓你列出一個(gè)項(xiàng)目成功的原因，最有經(jīng)驗(yàn)的人會(huì)把團(tuán)隊(duì)合作作為首要任務(wù)。盡管我們都同意這一點(diǎn)，但我們用一種不適合團(tuán)隊(duì)合作的工具進(jìn)行交流。

一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目，就像一個(gè)活動(dòng)，不能通過電子郵件進(jìn)行交流。我猜，電子郵件很猖獗。溝通管理需要時(shí)間來管理。你有效管理的溝通工具。

像BaseCamp或最近發(fā)布的工具Slack一樣，它對(duì)于團(tuán)隊(duì)協(xié)作非常有用。

讓我們來看看你是如何與你的與會(huì)者交流的。大型活動(dòng)離不開客戶滿意度管理工具，如Zendesk或HelpScout。永遠(yuǎn)不要大喊“你回復(fù)郵件了嗎？”。

打印活動(dòng)指南

真的嗎？我不能接受印刷活動(dòng)指南的概念。堆滿廣告和文章的廢紙幾乎是未讀的。你知道我們?cè)诨顒?dòng)指南中看重什么嗎？這是一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃和一張地圖。

難怪這些是會(huì)議移動(dòng)應(yīng)用的首要要求。事實(shí)上，移動(dòng)應(yīng)用已經(jīng)取代了活動(dòng)指南。應(yīng)用程序的成本從0到20，000美元不等，你可以用它們來完成許多事情。除了浪費(fèi)和砍伐森林，我不知道印刷這本指南還能得到什么。我不贊成與會(huì)者沒有手機(jī)閱讀指南的批評(píng)。

宿主作為重心

找到用戶需求的核心并不難。你去你最喜歡的供應(yīng)商那里，問他現(xiàn)在什么是最受歡迎的，你把你的核心與整體的裝飾風(fēng)格、風(fēng)格和顏色模式匹配起來，然后你自己做決定。你不能把注意力集中在主持人身上，你不能簡(jiǎn)單地問“現(xiàn)在誰受歡迎”，然后得到不同風(fēng)格的答案。

邀請(qǐng)演員意味著理解客戶的教育或娛樂需求。換句話說，研究一下這些表演是否會(huì)給你的觀眾帶來實(shí)用價(jià)值。對(duì)主持人來說，這包括找到他們的演講視頻，分析他們的簡(jiǎn)歷，檢查他們?nèi)绾伟l(fā)表演講，以及他們是否安排了活動(dòng)、喜好和熱門話題。

不要進(jìn)行任何效果評(píng)估

我仍然記得和這樣一位活動(dòng)顧問交談過，他想以有趣的方式更好地管理活動(dòng)。他們創(chuàng)建了一套儀表板來分析和評(píng)估活動(dòng)的質(zhì)量。一個(gè)非常復(fù)雜的框架需要六位數(shù)的投資。

活動(dòng)結(jié)束時(shí)，活動(dòng)收到了非常詳細(xì)的績(jī)效報(bào)告和建議。他提到和他一起工作的大多數(shù)活動(dòng)專家從未仔細(xì)閱讀過。有時(shí)候，我們花錢買昂貴的工具只是為了詹妮弗的心情，只是為了向老板炫耀，更糟糕的是，只是為了應(yīng)付工作。

當(dāng)活動(dòng)的高潮逐漸落下時(shí)，我們忘記了看投資回報(bào)。事實(shí)上，我們可能忽略了從社交媒體、監(jiān)控工具和營(yíng)銷平臺(tái)上獲得的報(bào)道。如果你不能評(píng)估效果，它就不存在?！翱鞓酚脩簟辈皇且粋€(gè)可接受的報(bào)告。

讓人際交流順其自然

你讀過多少次議程上的“陶醉網(wǎng)絡(luò)”了？我已經(jīng)看過無數(shù)次了。我們通常把人們最有可能參加會(huì)議的原因放在活動(dòng)的最后，我們希望所有的參與者都能扮演自我介紹的角色。但這是不合理的。

活動(dòng)專家需要認(rèn)識(shí)到人際關(guān)系的價(jià)值，并運(yùn)用他們所有的創(chuàng)造力找到更好的人際網(wǎng)絡(luò)解決方案(提示:徽章不是解決方案)。

大多數(shù)移動(dòng)應(yīng)用程序都有搜索功能，允許參與者建立個(gè)人網(wǎng)絡(luò)。激發(fā)溝通水平的良好教育理念是一個(gè)主要因素。這不再是一個(gè)可以通過技術(shù)解決的問題。我要你做的是放棄捷徑！

結(jié)論

如果活動(dòng)的成功會(huì)受到損害，沒有理由堅(jiān)持以前的做事方式。對(duì)我們所做的事情進(jìn)行批判性思考有助于擺脫壞習(xí)慣。走捷徑有時(shí)能節(jié)省我們很多時(shí)間。但有時(shí)，它們也會(huì)危及精心策劃的項(xiàng)目的成功。關(guān)鍵是要認(rèn)識(shí)到?jīng)]有對(duì)錯(cuò)，只有好的和壞的決定。理性評(píng)估環(huán)境的能力將會(huì)產(chǎn)生巨大的影響。

這篇文章是從朱利葉斯·索拉里斯的“不成功事件策劃者的12個(gè)習(xí)慣”翻譯過來的

例證來源:朱利葉斯·索拉里斯“12個(gè)不成功事件策劃者的習(xí)慣”

轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明:12鴿子失敗計(jì)劃的壞習(xí)慣

原作者:朱利葉斯·索拉里斯